Centre d'aide Easy Concierge Tutoriels et guides pour votre logiciel de gestion de conciergerie

Accédez à la liste des propriétés

Rendez-vous dans le menu Paramétrage > Propriétés puis cliquez sur le bouton + Ajouter une propriété.

Renseignez les informations générales

Remplissez la fiche de votre bien avec les informations suivantes :

• Nom du bien : le nom complet (ex : "Villa Océane - Vue Mer"). C'est ce nom qui apparaît partout dans le logiciel
• Nom court : un nom abrégé optionnel pour le calendrier et le planning (ex : "Villa Océane")
• Adresse complète : rue, code postal, ville — utilisée pour les livrets et la géolocalisation
• Coordonnées GPS : latitude et longitude pour afficher la carte sur la page de réservation en ligne
• Photo principale : ajoutez une photo qui représentera le bien dans les listes et le planning
• Notes internes : espace libre pour vos commentaires (non visible par les voyageurs)

Accès et sécurité

• Code boîte à clés : le code de la keybox, transmis automatiquement au voyageur via la variable {keybox_code}
• Code WiFi : transmis via la variable {wifi_code} dans vos messages et livrets
• Arrivée autonome : activez cette option si le voyageur entre seul (sans accueil en personne)

Horaires et couchage

• Check-in : plage horaire d'arrivée (heure minimum et maximum, ex : 15h00 - 20h00)
• Check-out : heure de départ (ex : 10h00)
• Informations literie : détaillez les lits disponibles (1 lit double, 2 lits simples, 1 canapé-lit...). Transmis via {bedding_info}

Tarification et finances

• Prix du ménage : montant facturé pour le nettoyage (ajouté automatiquement aux réservations)
• Taxe de séjour : deux modes : montant fixe (€/personne/nuit) ou pourcentage (avec plafond). Le calcul est automatique sur chaque réservation
• Commission conciergerie : taux en % appliqué sur les réservations. Choisissez si elle est calculée à la date du check-in ou du check-out
• Caution par défaut : montant proposé pour les demandes de caution Swikly
• Délai minimum : nombre de jours minimum avant l'arrivée pour accepter une réservation (0 à 14 jours)

Configurez la synchronisation (Channel Manager)

Dans l'onglet Synchronisation, connectez vos plateformes pour synchroniser automatiquement les réservations en temps réel :

• Channel Manager : les réservations Airbnb, Booking et VRBO sont synchronisées en temps réel via notre Channel Manager certifié par API. Zéro double réservation, mise à jour instantanée des calendriers
• Liaison de propriétés : si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand l'un est réservé, l'autre est automatiquement bloqué

Publiez votre bien en ligne (optionnel)

Dans l'onglet Publication, configurez votre page de réservation en ligne :

• Descriptif : titre, description, nombre de chambres/lits/salles de bain, capacité max
• Équipements : 25 au choix (WiFi, parking, piscine, climatisation, cuisine, lave-linge, terrasse, barbecue, coffre-fort, etc.)
• Galerie photos : ajoutez plusieurs photos avec glisser-déposer, légendes et tri
• Règlement : règles de la maison et politique d'annulation (flexible, modérée, stricte)
• SEO : titre et description personnalisés pour le référencement

Configurez votre serveur SMTP

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet E-mail (SMTP). Renseignez les informations suivantes :

• Hôte SMTP : l'adresse du serveur de votre fournisseur (ex : smtp.gmail.com, smtp-relay.brevo.com, ssl0.ovh.net)
• Port : généralement 587 (TLS, recommandé) ou 465 (SSL)
• Nom d'utilisateur : votre identifiant (souvent votre adresse email)
• Mot de passe : le mot de passe SMTP ou la clé API de votre fournisseur. Une fois enregistré, il affiche "Défini" pour des raisons de sécurité
• Chiffrement : TLS (recommandé) ou SSL selon votre fournisseur
• Adresse d'expéditeur : l'adresse qui apparaîtra en "De :" (ex : contact@ma-conciergerie.fr)
• Nom d'expéditeur : le nom affiché (ex : "Ma Conciergerie Bretagne")

Après avoir enregistré, cliquez sur "Tester la connexion". Le système vérifie la connexion au serveur SMTP et vous indique si tout est correct. Un indicateur vert "Configuré" apparaît quand c'est opérationnel.

Configurez les notifications internes

Rendez-vous dans l'onglet Notifications internes des Paramètres. Activez les alertes suivantes :

• Notification propriétaire : envoyer un email au propriétaire à chaque nouvelle réservation
• Notification concierge : envoyer un email à une ou plusieurs adresses (séparées par des virgules) à chaque nouvelle réservation
• Résumé quotidien : un email récapitulatif envoyé chaque jour à l'heure de votre choix, avec les arrivées et départs du lendemain

Configurez votre fournisseur SMS

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet SMS. Sélectionnez votre fournisseur :

Option 1 — Brevo (ex-Sendinblue) :

• Renseignez votre clé API Brevo (disponible dans votre tableau de bord Brevo > API)
• Indiquez le nom d'expéditeur (11 caractères max, ex : "MaConcierge")

Option 2 — Octopush :

• Renseignez votre identifiant API (email de connexion)
• Renseignez votre clé secrète API
• Indiquez le nom d'expéditeur (11 caractères max)

Après avoir enregistré, entrez un numéro de téléphone dans le champ de test et cliquez sur "Envoyer un SMS test". Vous recevrez un SMS de confirmation si tout est correct.

Envoyez des SMS à vos voyageurs

Une fois configuré, vous pouvez envoyer des SMS de deux façons :

• Manuellement : depuis la fiche d'une réservation, cliquez sur l'icône SMS à côté du numéro de téléphone du voyageur
• Automatiquement : via les règles d'automatisation (voir Templates et automatisation). Ex : envoyer le code WiFi 2h avant le check-in

Configurez Stripe (recommandé)

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet Paiement CB. Stripe est la solution la plus répandue et la plus simple à mettre en place :

1. Créez un compte gratuit sur stripe.com
2. Dans votre tableau de bord Stripe, allez dans Développeurs > Clés API
3. Copiez votre clé publique (pk_live_...) et votre clé secrète (sk_live_...)
4. Collez-les dans les champs correspondants dans Easy Concierge
5. Configurez le Webhook : copiez l'URL webhook affichée et ajoutez-la dans Stripe > Développeurs > Webhooks

Ou configurez PayPlug / SystemPay

PayPlug — solution 100% française, idéale si vous préférez un support en français :

1. Créez un compte sur payplug.com
2. Dans votre espace PayPlug, allez dans Paramètres > API
3. Copiez votre clé secrète
4. Collez-la dans le champ correspondant

SystemPay (Banque Populaire / Caisse d'Épargne) — adapté si vous souhaitez passer par votre banque :

1. Contactez votre conseiller bancaire pour activer la solution SystemPay
2. Dans le back-office SystemPay, allez dans Paramétrage > Boutique > Clés
3. Récupérez votre identifiant boutique, la clé de test et la clé de production
4. Renseignez ces informations dans Easy Concierge

Testez et vérifiez la connexion

Pour chaque fournisseur, des boutons sont disponibles :

• Tester la connexion : vérifie que vos clés API sont valides
• Diagnostiquer : analyse détaillée de la configuration (webhook, clés, statut)

Un indicateur vert "Connecté" ou rouge "Non connecté" vous confirme l'état de la configuration.

Créez vos templates de messages

Rendez-vous dans Admin > Paramètres puis l'onglet Templates. Un template est un modèle réutilisable d'email ou de SMS. Vous pouvez en créer autant que nécessaire :

• Nom : un intitulé pour identifier le template (ex : "Bienvenue check-in", "Rappel check-out")
• Type : Email ou SMS
• Sujet : (email uniquement) l'objet du message
• Contenu : le corps du message, avec un éditeur visuel (WYSIWYG) pour les emails permettant texte riche, images et liens
• Par défaut : marquez un template comme modèle par défaut
• Dupliquer : copiez un template existant pour le modifier sans repartir de zéro

Utilisez les variables dynamiques

Insérez ces variables dans vos templates — elles seront automatiquement remplacées par les données réelles :

• Client : {guest_name}, {guest_email}, {guest_phone}, {guest_count}
• Réservation : {checkin_date}, {checkout_date}, {nights}, {booking_source}, {total_amount}
• Propriété : {property_name}, {property_address}, {google_maps_link}
• Accès : {keybox_code}, {wifi_code}, {autonomous_checkin}
• Horaires : {checkin_time_min}, {checkin_time_max}, {checkout_time}
• Services : {bedding_info}, {cleaning_price}, {deposit_link}
• Propriétaire : {owner_name}, {owner_email}, {owner_phone}
• Livret : {livret_url}, {guest_arrival_time}

Configurez les automatisations

Rendez-vous dans l'onglet Automatisations. Les automatisations envoient vos templates sans intervention manuelle. Pour chaque règle, définissez :

• Nom : un intitulé clair (ex : "Envoi livret J-2 check-in")
• Événement déclencheur :
  • À la création de la réservation
  • X jours après la création
  • X jours avant le check-in (ex : 2 jours avant)
  • Le jour du check-in
  • X jours après le check-in
  • X jours avant le check-out
  • Le jour du check-out
  • X jours après le check-out
• Heure d'envoi : choisissez l'heure exacte (ex : 10h00)
• Propriété : toutes les propriétés ou une en particulier
• Canal : email, SMS, ou les deux simultanément
• Template : sélectionnez le template email et/ou SMS à utiliser
• Activer/Désactiver : activez ou pausez une règle sans la supprimer

Cliquez sur "Appliquer aux réservations" pour lancer les automatisations sur les réservations futures existantes.

Créez un template de livret

Rendez-vous dans Clients > Livrets d'accueil puis cliquez sur "Gérer les Templates". Un template définit la mise en page et le contenu commun à tous les livrets d'une même propriété :

• Templates prédéfinis : partez de modèles prêts à l'emploi pour gagner du temps
• Branding : ajoutez votre logo et personnalisez les couleurs pour correspondre à l'image de votre conciergerie
• Photos : illustrez chaque section avec des images du logement et des environs
• Propriété associée : liez le template à un bien spécifique

Ajoutez le contenu du livret

Organisez votre livret en plusieurs sections, chacune remplissable avec du texte, des images et des liens :

• Bienvenue : message d'accueil personnalisé avec photo du logement
• Informations pratiques : adresse, GPS, accès (code boîte à clés, WiFi), stationnement
• Arrivée : consignes de check-in, horaires, procédure d'accès autonome
• Départ : consignes de check-out, ménage, poubelles, clés
• Équipements : mode d'emploi des appareils (lave-linge, chauffage, TV, alarme...)
• Recommandations : restaurants, activités, commerces, plages, marchés
• Règlement : règles de la maison, bruit, animaux, nombre de personnes
• Taxe de séjour : informations légales affichées automatiquement
• Contact : numéro d'urgence, coordonnées du gestionnaire

Partagez le livret avec vos voyageurs

• Chaque livret dispose d'une URL unique accessible sans identifiant
• Envoyez-le automatiquement par email ou SMS en utilisant la variable {livret_url} dans vos templates et automatisations
• Le livret est responsive : il s'affiche parfaitement sur mobile, tablette et ordinateur

Configurez les types de tâches

Rendez-vous dans Tâches > Paramètres tâches. Chaque type définit une catégorie d'intervention avec son apparence visuelle :

• Check-in (vert, 30 min) : accueil du voyageur à l'arrivée
• Check-out (rouge, 30 min) : état des lieux de sortie
• Ménage (violet, 120 min) : nettoyage complet du logement
• Vérification ménage (cyan, 30 min) : contrôle qualité
• Maintenance (orange, 60 min) : réparations et entretien
• Livraison linge (rose, 30 min) : apport et changement de draps

Pour chaque type, vous définissez :

• Nom : l'intitulé qui apparaîtra dans les listes et le planning
• Couleur : pour identifier visuellement le type dans le calendrier des tâches
• Icône : choisissez parmi 10 icônes (liste, check-in, check-out, nettoyage, vérification, maintenance, livraison, clés, maison, personne)
• Durée estimée : en minutes (par tranche de 5 min). Utile pour la planification
• Actif/Inactif : désactivez un type sans le supprimer

Gérez vos prestataires

Rendez-vous dans Tâches > Prestataires pour gérer vos intervenants. Chaque prestataire dispose de :

• Nom : affiché dans les listes et le planning
• Email : pour l'envoi des tâches par email
• Téléphone : cliquable pour appeler directement
• Couleur : pour le repérer dans le planning (7 couleurs prédéfinies au choix)
• Notes : commentaires internes (spécialités, disponibilités...)
• Actif/Inactif : désactivez un prestataire sans supprimer son historique

Créez les règles d'import automatique

Les règles d'import créent automatiquement des tâches à chaque nouvelle réservation synchronisée. Pour chaque règle, définissez :

• Nom : intitulé de la règle (ex : "Ménage 2h avant check-out")
• Type de tâche : quel type sera créé (ménage, check-in, etc.)
• Événement déclencheur :
  • Au check-in (arrivée du voyageur)
  • Au check-out (départ du voyageur)
  • À la création de la réservation
• Décalage : nombre d'heures ou de minutes avant ou après l'événement (ex : "2 heures avant le check-out" = ménage à 8h si check-out à 10h)
• Propriété : toutes les propriétés ou un bien spécifique
• Prestataire par défaut : assignation automatique à un intervenant
• Activer/Désactiver : pausez une règle sans la supprimer

Si aucune règle n'existe encore, cliquez sur "Créer les règles par défaut" pour démarrer avec un jeu de règles standard.

Consultez le calendrier et ses codes couleur

Accédez au planning via Gestion > Calendrier ou via l'icône calendrier dans la barre de navigation. Chaque barre colorée identifie la plateforme d'origine :

• Bleu : Airbnb
• Orange : Booking.com
• Violet : Abritel / VRBO / HomeAway
• Rouge : Superhote
• Vert : Réservation manuelle (créée directement dans le logiciel)
• Gris : Période bloquée (indisponible)
• Gris pointillé : Blocage lié (cross-property)

Une légende en haut du calendrier rappelle ces couleurs. Naviguez facilement :

• Durée d'affichage : choisissez entre 7 jours, 15 jours ou 30 jours via les boutons en haut
• Flèches : naviguez mois par mois ou par période (7/15/30 jours)
• Sélecteur de date : cliquez sur l'icône calendrier pour les raccourcis : "Aujourd'hui", "Lundi prochain", "Début du mois", "Mois prochain"
• Menu déroulant mois : sautez directement au mois voulu (6 mois en arrière, 12 mois en avant)
• Imprimer : bouton pour imprimer la vue actuelle du calendrier

Cliquez sur une réservation pour voir ses détails

Un clic sur n'importe quelle barre ouvre une fenêtre de détail complète avec :

• Dates : arrivée et départ
• Source : plateforme d'origine (modifiable)
• Client : nom, email (avec bouton envoyer un email), téléphone (avec bouton envoyer un SMS), adresse, nombre de voyageurs
• Notes internes : champ libre pour vos commentaires
• Finances : montant, frais bancaires, commission, ménage, frais concierge, avec calcul automatique du bénéfice
• Caution : créer, envoyer et gérer la demande de caution
• Sync Lock : protéger la réservation contre les écrasements par la synchronisation automatique

Créez une réservation manuelle ou bloquez une période

Cliquez sur le bouton "+ Ajouter" en haut du calendrier. Deux options s'offrent à vous :

1. Réservation :

• Sélectionnez le logement, les dates d'arrivée et de départ
• Renseignez les infos client : nom, email, téléphone, nombre de voyageurs
• Choisissez la source (Manuel, Airbnb, Booking, etc.)
• Le système calcule automatiquement le prix si la tarification est configurée : nombre de nuits, prix total, taxe de séjour
• Cliquez "Appliquer aux finances" pour pré-remplir les montants
• Cochez "Réservation directe" si c'est une réservation sans intermédiaire

2. Bloquer période :

• Sélectionnez le logement et les dates
• La période sera marquée en gris sur le calendrier
• Utile pour : travaux, usage personnel, indisponibilité temporaire

Suivez la synchronisation et les liaisons de propriétés

Les réservations sont synchronisées en temps réel depuis Airbnb, Booking et VRBO via le Channel Manager certifié. Configurez la synchronisation dans Paramétrage > Propriétés.

• Un indicateur affiche la date de la dernière synchronisation
• Forcez une synchronisation manuelle à tout moment
• Les réservations avec Sync Lock activé ne seront pas écrasées
• Les nouvelles réservations génèrent automatiquement les tâches associées (si des règles sont configurées)

Si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand un bien est réservé, l'autre est automatiquement bloqué sur les mêmes dates (affiché en gris pointillé).

Parcourez la vue d'ensemble de vos biens

Rendez-vous dans Gestion > Propriétés. La liste affiche tous vos biens sous forme de cartes visuelles avec :

• Photo du bien et nom complet
• Adresse et localisation
• Code boîte à clés et WiFi (affichés en un clic)
• Propriétaire rattaché (en mode conciergerie)
• Icônes d'accès rapide : synchronisation, modifier, publication en ligne

Modifiez les détails d'une propriété

Cliquez sur le bouton "Modifier" pour accéder à la fiche complète, organisée en plusieurs sections :

Informations générales :

• Nom complet et nom court (affiché dans le planning et les tâches)
• Adresse, coordonnées GPS (latitude/longitude) pour la carte dans le livret et la réservation en ligne
• Photo principale : affichée dans les listes, le planning et les livrets
• Notes internes : visibles uniquement par l'équipe, pas par les voyageurs

Accès et sécurité :

• Code boîte à clés : transmis automatiquement via la variable {keybox_code}
• Code WiFi : transmis via {wifi_code}
• Arrivée autonome : cochez cette option si le voyageur entre seul (sans accueil en personne)
• Informations literie : détail des couchages, transmis via {bedding_info}

Horaires check-in / check-out :

• Plage d'arrivée : heure minimum et maximum (ex : 15h00 - 20h00)
• Heure de départ : heure limite de check-out (ex : 10h00)

Finances et tarification :

• Prix du ménage : ajouté automatiquement aux réservations
• Taxe de séjour : montant fixe (€/pers/nuit) ou pourcentage avec plafond
• Commission conciergerie : taux en % calculé au check-in ou check-out
• Caution par défaut : montant proposé pour les demandes Swikly
• Délai minimum de réservation : nombre de jours avant l'arrivée (0 à 14)

Prestataires associés :

Rattachez un ou plusieurs prestataires à chaque propriété pour afficher les coordonnées du prestataire d'accueil dans le livret du voyageur :

• Dans la section "Prestataires associés", cochez les intervenants concernés
• Les coordonnées deviennent disponibles via les variables {provider_name}, {provider_phone}, {provider_email}
• Le voyageur sait ainsi qui le reçoit et peut le contacter directement

Configurez la synchronisation (Channel Manager)

Connectez vos plateformes pour synchroniser automatiquement les réservations en temps réel :

• Connectez Airbnb, Booking et VRBO via le Channel Manager certifié par API
• Synchronisation en temps réel, zéro double réservation
• Mise à jour instantanée des calendriers sur toutes les plateformes

Si deux biens ne peuvent pas être loués en même temps (ex : une maison et sa dépendance), liez-les. Quand l'un est réservé, l'autre est automatiquement bloqué sur les mêmes dates.

Publiez votre bien en ligne

Publiez votre bien sur votre propre page de réservation en ligne avec description, galerie photos, équipements, règles et politique d'annulation.

Utilisez la barre d'actions

Accédez au module via Tâches > Liste des tâches. Cinq boutons principaux vous permettent d'agir rapidement :

• Email : envoyez par email la liste des tâches affichées (filtres appliqués). Idéal pour transmettre le planning du jour à un prestataire
• Export PDF : générez un document PDF professionnel (format paysage) de toutes les tâches affichées, avec légende des symboles
• Générer tâches : lancez la génération automatique à partir des règles d'import configurées dans Paramétrage > Tâches. Le système empêche les doublons automatiquement
• Tâche récurrente : créez une série de tâches répétitives. Définissez le type, les propriétés, la période, la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle), l'heure et un prestataire optionnel
• Nouvelle tâche : créez manuellement une tâche ponctuelle. Si vous sélectionnez une propriété et une date, le système propose automatiquement les réservations correspondantes

Filtrez et affinez votre vue

Combinez les filtres pour affiner la liste des tâches :

• Par statut : En attente, En cours, Terminée, Annulée ou Tous
• Par propriété : affichez uniquement les tâches d'un bien spécifique
• Par prestataire : filtrez par personne assignée
• Par type : ménage, check-in, check-out, maintenance, linge, etc.
• Par mois : sélectionnez un mois spécifique (3 mois passés + 12 mois à venir)
• Par période : "À venir" (90 prochains jours), "Toutes" ou "Passées"

Quatre cartes de statistiques en haut de page résument l'état des tâches selon les filtres : En attente, En cours, Terminées, Total.

Exploitez le tableau des tâches

Chaque ligne affiche toutes les informations d'une tâche. La plupart des colonnes sont modifiables directement sans ouvrir de fenêtre :

• Date : date planifiée — en bleu si c'est aujourd'hui, en rouge si en retard
• Propriété : nom du bien, adresse et code de boîte à clés
• Tâche : type affiché avec son icône et sa couleur personnalisée
• Client : nom du voyageur lié à la réservation
• Téléphone : numéro cliquable pour appeler directement
• Prestataire : menu déroulant pour assigner ou changer le prestataire directement dans le tableau
• Mén. / Lin. / Cau. : cliquez pour basculer les indicateurs ménage, linge et caution
• Heure : modifiable directement dans le tableau
• Notes : zone de texte modifiable pour ajouter des consignes
• Statut : menu déroulant : En attente, En cours, Terminée, Annulée
• Actions : boutons modifier (crayon) et supprimer (poubelle)

Sélectionnez plusieurs tâches via les cases à cocher pour des actions groupées (annuler la sélection ou supprimer en masse).

Suivez le cycle de vie d'une tâche

Chaque tâche suit un flux simple : En attente → En cours → Terminée (ou Annulée à tout moment). Les prestataires peuvent changer le statut depuis leur propre interface.

Renseignez vos prix dans le calendrier tarifaire

Accédez à Gestion > Tarification. L'interface se présente sous forme d'une grille mensuelle : chaque propriété occupe une ligne, chaque jour une colonne. Cliquez dans une cellule pour saisir le prix de la nuitée.

• Prix de base : le tarif par nuit, modifiable directement dans chaque cellule. Les modifications sont enregistrées automatiquement
• Week-ends : samedis et dimanches surlignés en gris
• Jours fériés : surlignés en jaune (1er janvier, 14 juillet, 15 août, etc.)
• Aujourd'hui : surligné en bleu

Affichez des lignes supplémentaires sous chaque propriété via la barre d'outils :

• Airbnb / Booking / VRBO : prix calculé automatiquement via le coefficient multiplicateur (lecture seule)
• Min Nuits : nombre minimum de nuits requis pour chaque jour
• Règles : restrictions d'arrivée/départ (NA = pas d'arrivée, ND = pas de départ, X = ni l'un ni l'autre)
• Dispo : disponibilité jour par jour (1 = disponible, R = réservé, X = bloqué manuellement)

Naviguez mois par mois avec les flèches ou le menu déroulant, changez d'année et filtrez les propriétés visibles.

Configurez les coefficients par plateforme

Cliquez sur le bouton "Coefficients" pour définir un multiplicateur par plateforme et par propriété afin de compenser les commissions :

• Airbnb : coefficient par défaut 1.18 (ex : 100€ x 1.18 = 118€ sur Airbnb)
• Booking.com : coefficient par défaut 1.15
• VRBO/Abritel : coefficient par défaut 1.20

Chaque plateforme peut être activée ou désactivée individuellement. Les prix calculés apparaissent dans les lignes correspondantes du calendrier.

Appliquez des actions en masse

Cliquez sur "Actions en masse" pour mettre à jour plusieurs jours d'un coup :

• Sélectionnez une ou plusieurs propriétés (avec boutons "Tout" / "Aucun")
• Définissez une plage de dates (du... au...)
• Filtrez par jour de la semaine (L, M, M, J, V, S, D) — ex : uniquement vendredi et samedi pour un tarif week-end
• Modifiez en bloc : prix, nuits minimum, règles et/ou disponibilité

Le bouton "Copier" permet de dupliquer la tarification d'un mois source vers un mois cible (prix, nuits minimum, règles et/ou disponibilité).

Importez et exportez vos tarifs

Import / Export CSV :

• Export : téléchargez vos tarifs au format CSV par propriété et par année (prix, nuits minimum, règles, disponibilité, statut de réservation)
• Import : chargez un fichier CSV pour mettre à jour vos tarifs en masse. Téléchargez d'abord le modèle. L'import gère les formats de date français (JJ/MM/AAAA) et international (AAAA-MM-JJ)

Export PDF : générez une grille tarifaire au format PDF à partager avec vos propriétaires. Sélectionnez les propriétés et les types de tarifs à inclure (base, Airbnb, Booking, VRBO). Le PDF regroupe automatiquement les dates consécutives ayant le même prix en périodes lisibles.

Consultez le tableau de bord des livrets

Rendez-vous dans Gestion > Livrets. L'interface affiche la liste des réservations à venir (et en cours) avec le statut de leur livret :

• Badge Livret = livret actif et accessible par le voyageur
• Badge Pausé = livret temporairement désactivé
• Pas de badge = aucun livret créé pour cette réservation
• Statut En cours = séjour actuellement en cours
• Statut À venir = réservation future

Filtrez les réservations par propriété via le menu déroulant en haut de page.

Créez et envoyez un livret

1. Cliquez sur "Créer livret" sur la ligne d'une réservation sans livret
2. Le formulaire se pré-remplit avec les données de la réservation : nom du voyageur, dates de séjour, code boîte à clés
3. Vérifiez et complétez si nécessaire (e-mail voyageur, code d'accès spécifique)
4. Validez — le livret est immédiatement créé avec un lien unique

Le voyageur ouvre le lien, saisit les 3 premières lettres de son prénom ou nom pour s'authentifier, puis accède au livret contenant : WiFi, code boîte à clés (visible uniquement le jour du check-in), horaires, adresse Google Maps, contacts et procédures d'arrivée/départ.

Partagez le livret

Une fois le livret créé, plusieurs options de partage s'offrent à vous :

• Copier le lien : copiez l'URL dans le presse-papier d'un clic
• WhatsApp : envoyez directement via WhatsApp avec un message pré-rédigé incluant le prénom du voyageur
• E-mail : ouvrez votre client e-mail avec le lien pré-rempli dans le corps du message
• Automatisation : configurez l'envoi automatique du lien par e-mail ou SMS avant l'arrivée (variable {livret_url})

Gérez les livrets existants

Pour chaque réservation ayant un livret, vous disposez de plusieurs actions :

• Pause / Reprendre : désactivez temporairement l'accès au livret, puis réactivez-le
• Re-partager : renvoyez le lien via les mêmes canaux (copier, WhatsApp, e-mail)
• Supprimer : supprime définitivement le livret — le voyageur ne pourra plus y accéder

Cliquez sur "Gérer les templates" pour personnaliser les informations de chaque propriété, les couleurs, les procédures d'arrivée/départ, les services et les sections personnalisées.

Identifiez la réservation concernée

Rendez-vous dans Gestion > Livrets. La liste affiche toutes les réservations à venir et en cours avec le statut de leur livret :

• Badge Livret = livret actif, le voyageur peut y accéder
• Badge Pausé = livret bloqué, le voyageur ne peut plus y accéder

Utilisez le filtre par propriété si nécessaire pour retrouver rapidement la réservation.

Bloquez l'accès au livret

Sur la ligne de la réservation, cliquez sur le bouton ⏸ Pause (icône bleue à droite). Une confirmation vous est demandée.

Une fois confirmé :

• Le badge passe de Livret à Pausé
• Le bouton se transforme en ▶ Reprendre
• Le voyageur qui tente d'ouvrir son lien verra « Ce livret n'est plus actif »

Réactivez l'accès

Quand la situation est résolue (caution versée, problème réglé), cliquez sur le bouton ▶ Reprendre sur la même ligne.

• Le badge repasse à Livret
• Le voyageur retrouve immédiatement l'accès à toutes les informations de son livret
• Le lien reste le même — pas besoin de le renvoyer au voyageur

Cas d'usage courants

Voici les situations les plus fréquentes où le blocage d'un livret est utile :

• Caution non versée : bloquez le livret avant le check-in pour empêcher l'accès au code boîte à clés. Réactivez-le dès la caution sécurisée.
• Problème de paiement : le solde du séjour n'est pas réglé — le blocage du livret permet de garder un levier.
• Annulation en cours : si une annulation est en négociation, bloquez le livret pour éviter tout accès prématuré.
• Changement de voyageur : l'ancien voyageur ne doit plus accéder aux informations. Supprimez le livret et créez-en un nouveau pour le nouvel occupant.

Créez et envoyez une caution

La caution est une empreinte bancaire qui sécurise le séjour sans prélever d'argent au voyageur. Depuis la fiche de réservation ou Gestion > Cautions :

1. Cliquez sur "Créer une caution"
2. Le montant se pré-remplit avec le montant par défaut de la propriété (modifiable)
3. Cliquez sur "Envoyer" — un e-mail avec un lien Swikly est envoyé au voyageur
4. Le voyageur renseigne sa carte bancaire sur la page Swikly sécurisée
5. A la fin du séjour : libérez la caution ou prélevez en cas de dégât

Suivez le cycle de vie d'une caution

Les statuts évoluent automatiquement via les notifications Swikly (webhooks) :

• Brouillon — caution créée mais pas encore envoyée
• En attente — lien envoyé, en attente de la réponse du voyageur
• Sécurisée — le voyageur a validé son empreinte bancaire
• Libérée — séjour terminé, caution relâchée
• Prélevée — tout ou partie du montant a été encaissé (dégâts constatés)
• Expirée / Annulée / Échouée — cas particuliers

Le tableau de bord affiche des cartes de synthèse (total, en attente, sécurisées, libérées, montant total). Filtrez par statut, propriété ou propriétaire.

Gérez les paiements en ligne

Le module Gestion > Paiements permet d'envoyer des liens de paiement sécurisés aux voyageurs. Trois prestataires sont supportés :

• Stripe : le plus populaire — paiement par carte, avec compte Stripe Connect par propriétaire (chacun reçoit ses paiements directement)
• PayPlug : solution française — interface simple, bon support
• SystemPay : passerelle bancaire — souvent proposée par les banques traditionnelles

Cycle de vie d'un paiement :

1. Créez un paiement depuis "+ Nouveau paiement"
2. Choisissez le prestataire, le montant et la description
3. Liez-le à une réservation ou une facture (optionnel)
4. Cliquez sur "Envoyer" — le voyageur reçoit un e-mail avec le lien de paiement
5. Le paiement est confirmé automatiquement via webhook

Statuts : Brouillon → En attente → Réussi. En cas de problème : Échoué ou Annulé. Possibilité de remboursement total ou partiel.

Configurez les échéanciers automatiques

Automatisez vos demandes de paiement avec des règles d'échéancier. Configurez des déclencheurs :

• A la création de la réservation — ex : acompte de 30%
• X jours avant le check-in — ex : solde 15 jours avant l'arrivée
• Le jour du check-in — ex : frais de ménage
• Après le check-out — ex : extras ou supplément

Le système crée automatiquement les demandes de paiement et les envoie aux voyageurs selon vos règles. Un cron quotidien traite les échéances du jour.

Cartes de synthèse

En haut du tableau de bord, trois indicateurs clés s'affichent :

• Propriétés : le nombre total de biens gérés
• Réservations du mois : le nombre de séjours pour le mois en cours
• CA mensuel : le chiffre d'affaires total du mois (visible uniquement pour admin et propriétaires)

Arrivées, départs et nouvelles réservations

La section Arrivées du jour liste les check-ins prévus aujourd'hui avec :

• Le nom de la propriété
• Le nombre de voyageurs attendus
• Un lien direct vers la réservation dans le calendrier

La section Départs du jour affiche les check-outs prévus avec le montant du séjour et un accès direct à la réservation.

Les réservations créées aujourd'hui (importées via le Channel Manager ou créées manuellement) apparaissent dans la section Nouvelles réservations avec les dates de séjour et les informations du voyageur.

Rappels de facturation

En mode conciergerie, le tableau de bord affiche des rappels intelligents :

• Forfaits récurrents en attente par propriétaire
• Factures à générer avec le montant estimé
• Bouton d'action rapide pour créer la facture directement

Statistiques SMS

Accédez au tableau de bord dédié aux SMS via Gestion > Stats SMS. Il vous montre :

• SMS envoyés aujourd'hui, ce mois-ci et sur l'année
• Taux de réussite des envois
• Graphique mensuel : barres comparant les SMS envoyés vs échoués
• Répartition par propriété avec détail des échecs
• 30 derniers SMS : tableau détaillé avec destinataire, statut, propriété et aperçu du message

Tableau de bord et filtres

Accédez au module via Gestion > Factures. En haut de page, quatre cartes de synthèse affichent vos indicateurs de l'année :

• Total facturé (cumul annuel TTC)
• Total payé (somme des factures réglées)
• En attente (factures non réglées)
• TVA collectée (total annuel)

Filtrez la liste par année, mois, propriétaire et statut (brouillon, envoyée, payée, annulée).

Créer une facture

1. Cliquez sur "+ Nouvelle facture"
2. Sélectionnez le client :
   • Propriétaire existant — sélection depuis la liste des propriétaires
   • Client personnalisé — saisissez manuellement le nom, l'adresse, l'e-mail et le téléphone
3. Ajoutez les lignes de facturation : commissions sur séjours, ménage, forfait récurrent, débours, etc.
4. Le numéro de facture est attribué automatiquement (préfixe et séquence configurables)
5. La TVA est calculée automatiquement (taux par défaut : 20%, désactivable pour auto-entrepreneurs)
6. Vérifiez et validez

Cycle de vie et actions

Chaque facture passe par les statuts suivants :

• Brouillon — facture en cours de rédaction, modifiable
• Finalisée / Envoyée — facture verrouillée et envoyée au client
• Payée — le client a réglé la facture
• Annulée — facture invalidée (un avoir peut être créé)

Actions disponibles sur chaque facture :

• Modifier — uniquement si la facture est en brouillon
• Télécharger PDF — export classique pour impression ou envoi
• Télécharger Factur-X — format e-facture réglementaire (PDF/A-3 + XML intégré), conforme aux obligations légales
• Imprimer — aperçu optimisé pour l'impression
• Envoyer par e-mail — envoi direct au client avec la facture en pièce jointe
• Marquer comme payée — met à jour le statut
• Créer un avoir — génère une note de crédit liée à la facture d'origine en cas d'erreur ou de remboursement

Paramètres comptables

Configurez vos informations dans Paramètres > Paiements :

• SIRET et N° TVA intracommunautaire
• IBAN pour le virement (affiché en pied de facture)
• Mentions légales personnalisées en bas de facture
• Préfixe de numérotation et séquence (ex : FC-2026-001)
• Logo de l'entreprise affiché sur chaque facture

Rapports par propriété

Accédez au module via Gestion > Rapports. Les cartes de synthèse globales affichent :

• Total réservations — nombre de séjours sur la période
• Chiffre d'affaires — revenus bruts toutes sources confondues
• Total des frais — taxe de séjour, frais bancaires, commissions plateformes, ménage, commission conciergerie
• Bénéfice net — CA moins l'ensemble des frais

Le détail des frais est ventilé par catégorie :

• Taxe de séjour collectée
• Frais bancaires (commissions des prestataires de paiement)
• Commissions plateformes (Airbnb, Booking, etc.)
• Frais de ménage
• Commission conciergerie

Un tableau complet liste chaque réservation avec : propriété, dates, source, voyageur, revenus, taxes, frais et bénéfice net. Filtrez par mois (sélection multiple possible) et par propriété.

Performance par plateforme

Un tableau mensuel détaille pour chaque source de réservation :

• Le nombre de réservations
• Le nombre de nuitées
• Le chiffre d'affaires
• Le bénéfice net

Les plateformes suivies : Airbnb, Booking.com, VRBO/Abritel, Superhote, Manuel (direct), et autres sources.

Déclaration taxe de séjour

Une section dédiée prépare votre déclaration de taxe de séjour en filtrant uniquement les réservations directes (la taxe étant collectée par les plateformes comme Airbnb) :

• Nombre de réservations et de nuitées par mois
• Nombre de voyageurs
• Montant de la taxe collectée
• Sous-totaux mensuels et total annuel

Revenus conciergerie

Accédez au module via Gestion > Revenus conciergerie pour suivre vos commissions :

• Vue croisée annuelle : grille 12 mois x propriétés avec revenus, commissions, ménage et frais de conciergerie
• Calcul automatique : commission = taux configurable x (CA - taxe de séjour - frais bancaires - commission plateforme - ménage)
• Part propriétaire : le montant revenant au propriétaire après déduction de votre commission
• Totaux mensuels et par propriété

Exportez vos données en CSV (compatible Excel) ou utilisez l'impression optimisée.

Historique des messages

Accédez à l'historique via Messages > Historique. Chaque message affiche :

• Destinataire : nom et coordonnées du voyageur ou du contact
• Type : E-mail ou SMS
• Sujet : objet de l'e-mail ou début du SMS
• Contenu complet : le texte intégral tel qu'envoyé au voyageur (avec les variables remplacées)
• Statut :
  • Succès — message bien délivré
  • Échec — erreur d'envoi (adresse invalide, quota SMS dépassé, etc.)
  • Rebond (bounce) — e-mail rejeté par le serveur du destinataire
• Date et heure : horodatage précis de l'envoi
• Réservation liée : lien direct vers la réservation dans le calendrier

Filtrer les messages

Retrouvez rapidement un message grâce aux filtres :

• Par type : e-mails uniquement, SMS uniquement, ou tous
• Par statut : succès, échec ou tous
• Par propriété : sélectionnez un bien spécifique
• Par période : filtrez par dates
• Par réservation : depuis la fiche d'une réservation, consultez tous les messages associés

Notifications internes

En complément des messages aux voyageurs, le système envoie des notifications à l'équipe de conciergerie. Ces alertes s'affichent dans la cloche de notification et incluent :

• Nouvelle réservation — une réservation vient d'être importée ou créée
• Réservation annulée — un séjour a été supprimé lors de la synchronisation
• Check-in du jour — rappel des arrivées prévues aujourd'hui
• Check-out du jour — rappel des départs
• Synchronisation réussie — import Channel Manager terminé avec succès
• Erreur de synchronisation — problème lors de l'import
• Conflit détecté — chevauchement de dates ou modification conflictuelle

Activer le contrat sur une propriété

Le contrat de location s'active par propriété. Seuls les logements ayant l'option activée afficheront la section contrat dans les réservations.

• Rendez-vous dans Paramétrage > Propriétés
• Éditez la fiche du logement concerné
• Dans la section "Contrat de location", cochez "Activer le contrat de location courte durée"
• Enregistrez — un contrat pourra être généré pour chaque réservation de ce logement

Personnaliser les conditions générales

Rendez-vous dans Paramètres > Contrats location pour rédiger le corps du contrat.

• Un éditeur riche (WYSIWYG) vous permet de mettre en forme vos conditions : titres, listes, gras, italique
• Un bouton "Charger le modèle type" vous propose un contrat standard complet (objet du séjour, paiement, caution, obligations, annulation, RGPD)
• Insérez des variables dynamiques qui seront remplacées automatiquement pour chaque contrat
• Cliquez sur "Aperçu" pour voir le rendu final du contrat
• Enregistrez pour sauvegarder vos modifications

Générer et envoyer un contrat

Une fois le logement activé et les conditions rédigées, générez un contrat depuis n'importe quelle réservation :

• Ouvrez le détail d'une réservation en cliquant dessus dans le planning
• La section "Contrat de location" s'affiche en bas de la fiche
• Cliquez sur "Générer" — le contrat est créé avec les données de la réservation
• Un email est automatiquement envoyé au locataire avec un lien sécurisé vers son contrat
• Vous pouvez renvoyer l'email ou consulter le contrat à tout moment

Intégrez le lien du contrat dans vos templates de messages automatiques (email ou SMS) grâce à la variable :

{rental_contract_url}

Exemple d'utilisation dans un template : "Bonjour {guest_name}, veuillez consulter et signer votre contrat de location : {rental_contract_url}"

Signature électronique par le locataire

Le locataire reçoit un email contenant un lien vers son contrat personnalisé. Depuis ce lien, il peut :

• Consulter l'intégralité du contrat (en-tête avec les parties, conditions générales, détails financiers)
• Signer électroniquement grâce à un pad de signature tactile (compatible mobile et desktop)
• Télécharger le contrat signé au format PDF

Le statut de chaque contrat est visible directement dans la fiche réservation :

• Aucun contrat — pas encore généré
• Envoyé — en attente de signature du locataire
• Signé — contrat signé avec date et heure de signature

Le problème : données limitées des plateformes

Lorsqu'une réservation est importée depuis les plateformes (Airbnb, Booking, etc.), seules les données basiques sont récupérées :

• Dates de check-in et check-out
• Nom du voyageur (parfois "Reserved" au début, remplacé ensuite par le vrai nom)
• Identifiant unique (UID) pour éviter les doublons
• Plateforme source (Airbnb, Booking, VRBO, etc.)

Les coordonnées complètes (e-mail, téléphone, adresse) ne sont pas transmises par les plateformes.

Le formulaire de bienvenue

Easy Concierge met à disposition un formulaire en ligne que le voyageur remplit lui-même. Les champs collectés :

• E-mail — indispensable pour l'envoi automatique des instructions
• Téléphone — nécessaire pour les SMS (format international)
• Nombre de voyageurs — adultes et enfants (calcul de la taxe de séjour)
• Heure d'arrivée prévue — pour organiser l'accueil ou le ménage
• Adresse postale — utile pour la taxe de séjour et la facturation
• Demandes spéciales — lit bébé, chaise haute, heure tardive, etc.

Une fois le formulaire rempli, les données sont automatiquement intégrées à la fiche de réservation, sans aucune saisie manuelle.

Configurer l'envoi automatique

Le formulaire peut être envoyé automatiquement grâce aux automatisations :

1. Allez dans Paramètres > Automatisations
2. Créez une règle déclenchée par Nouvelle réservation
3. Choisissez un template incluant la variable {welcome_form_url}
4. Le voyageur reçoit un e-mail ou SMS avec le lien vers le formulaire

Voici un modèle de message prêt à l'emploi :

Pour importer des réservations en masse (migration depuis un autre logiciel, historique, etc.), utilisez l'import CSV depuis Paramètres > Import.

Envoyer un e-mail

Depuis la fiche d'une réservation dans le calendrier :

1. Cliquez sur le bouton "Envoyer un message"
2. Choisissez le canal E-mail
3. Sélectionnez un template pré-enregistré ou rédigez un message libre
4. Les variables dynamiques sont automatiquement remplacées : nom du voyageur, dates, code WiFi, lien livret, etc.
5. Prévisualisez le message final avant envoi
6. Cliquez sur "Envoyer"

Plus de 70 variables sont utilisables dans vos templates. Les principales :

• Voyageur : {guest_name}, {guest_email}, {guest_phone}, {guest_count}
• Réservation : {checkin_date}, {checkout_date}, {nights}, {total_amount}
• Propriété : {property_name}, {keybox_code}, {wifi_code}, {google_maps_link}
• Services : {livret_url}, {deposit_link}, {bedding_info}

Envoyer un SMS

La procédure est identique à l'envoi d'e-mail. Choisissez le canal SMS au lieu d'e-mail. Le parcours type de communication par SMS avec un voyageur :

1. Le jour de l'arrivée : SMS de bienvenue avec le code boîte à clés et les informations essentielles
2. Pendant le séjour : message de courtoisie pour s'assurer que tout se passe bien (optionnel)
3. Au départ : instructions de check-out, rappel des consignes (poubelles, clés, etc.)
4. Après le séjour : remerciement et demande d'avis

Utiliser les templates et automatisations

Configurez des scénarios complets dans Paramètres > Automatisations pour que les messages s'envoient automatiquement. Chaque règle se compose de :

• Un déclencheur : nouvelle réservation, X jours avant check-in, jour du check-in, après check-out, etc.
• Un canal : e-mail ou SMS
• Un template : le modèle de message à utiliser

Les 8 déclencheurs disponibles couvrent tout le parcours voyageur (voir l'article Templates et automatisation pour le détail).

Activer le module de réservation

Votre page de réservation est automatiquement disponible à l'adresse :

Cette page présente toutes vos propriétés publiées avec photos, descriptions, tarifs et disponibilités.

Paramètres du module :

• Propriétés publiées — seules les propriétés marquées comme "publiques" apparaissent sur la page de réservation
• Tarification — les prix affichés sont ceux de votre calendrier tarifaire (voir article Tarification)
• Disponibilité — les dates bloquées, réservées ou sans tarif apparaissent comme indisponibles
• Frais de ménage — le voyageur peut choisir d'ajouter le ménage (si configuré sur la propriété)
• Taxe de séjour — calculée automatiquement selon le nombre de voyageurs et de nuits
• Paiement — via Stripe (le compte Stripe du propriétaire est utilisé automatiquement)

Configurer la page publique

Voici ce que voit le voyageur sur votre page de réservation :

1. Liste des propriétés — avec photos, localisation, capacité, nombre de chambres et prix à partir de
2. Filtres de recherche — par ville, dates de séjour, nombre de voyageurs
3. Fiche détaillée — galerie photos, équipements, description complète, calendrier de disponibilité
4. Vérification de disponibilité — le système contrôle en temps réel les dates, le nombre minimum de nuits et les règles d'arrivée/départ
5. Calcul du prix — tarif par nuit x nombre de nuits + frais de ménage (optionnel) + taxe de séjour
6. Formulaire de réservation — nom, e-mail, téléphone, message
7. Paiement sécurisé — redirection vers Stripe Checkout pour le paiement par carte
8. Confirmation — page de confirmation avec numéro de réservation et récapitulatif

Intégrer le lien sur votre site

Ajoutez un bouton "Réserver" sur votre site web qui pointe vers votre page de réservation :

Vous pouvez aussi intégrer un lien vers une propriété spécifique avec des dates pré-remplies :

Découvrir les endpoints de l'API

URL de base de l'API :

Tous les appels se font en GET (lecture) ou POST (création de réservation). Les réponses sont au format JSON.

1. Lister les propriétés :

Paramètres de filtre optionnels :

• city — filtrer par ville
• guests — nombre minimum de voyageurs
• bedrooms — nombre minimum de chambres
• check_in / check_out — vérifier la disponibilité sur une période (format YYYY-MM-DD)

2. Détail d'une propriété :

3. Calendrier de disponibilité :

Retourne pour chaque jour : is_available, is_booked, is_blocked, price, min_nights.

4. Vérifier la disponibilité :

5. Calculer le prix :

Retourne : Sous-total, Frais de ménage, Taxe de séjour, Total TTC.

6. Créer une réservation :

Retourne : stripe_url (redirection paiement), public_booking_id, session_id.

7. Autres endpoints utiles :

• action=cities — liste des villes disponibles
• action=amenities — liste complète des équipements

Exemple d'intégration JavaScript

Voici un exemple complet pour afficher vos propriétés et créer une réservation depuis votre site :

Sécurité et configuration

• CORS activé — l'API accepte les appels depuis n'importe quel domaine
• Paiement sécurisé — le paiement est traité par Stripe (PCI DSS compliant), aucune donnée bancaire ne transite par l'API
• Expiration — les réservations non payées expirent après 30 minutes
• Webhook signé — les confirmations Stripe sont vérifiées par signature HMAC-SHA256
• Validation — toutes les entrées sont validées côté serveur (dates, disponibilité, règles de réservation)

Générer une clé API

Rendez-vous dans Paramètres puis cliquez sur l'onglet API publique dans la barre latérale.

Remplissez le formulaire :

• Nom — identifiant pour reconnaître la clé (ex : "Site vitrine", "Widget dispo", "Channel manager")
• Limite / heure — nombre maximum de requêtes par heure (100 par défaut, 0 = illimité)
• IPs autorisées (optionnel) — restreindre l'accès à certaines adresses IP pour plus de sécurité
• Expiration (optionnel) — date après laquelle la clé sera automatiquement désactivée

Cliquez sur Générer une clé. La clé API apparaît dans un bandeau vert :

S'authentifier auprès de l'API

Chaque requête doit inclure votre clé API dans le header HTTP Authorization :

Exemple avec curl :

Codes de réponse possibles :

• 200 — Succès
• 401 — Clé manquante ou invalide
• 403 — Clé désactivée, expirée ou IP non autorisée
• 429 — Limite de requêtes dépassée

Les 3 endpoints disponibles

L'URL de base de l'API publique est :

1. Propriétés

Récupérer la liste de vos biens publiés, avec photos et prix minimum.

Paramètres optionnels :

• id — détail d'un bien spécifique (photos, équipements, tarifs)
• check_in / check_out — filtrer par disponibilité
• search — recherche textuelle

Exemple de réponse :

2. Disponibilités

Vérifier si un bien est disponible sur une période et obtenir le prix calculé.

Paramètres :

• property_id (requis) — identifiant du bien
• check_in / check_out — période souhaitée (YYYY-MM-DD). Retourne la disponibilité + le prix calculé
• guests — nombre de voyageurs (pour le calcul de taxe de séjour)
• year / month — calendrier mensuel (sans check_in/check_out)

Exemple de réponse (vérification) :

3. Réservations

Consulter les réservations (lecture seule). Données paginées.

Paramètres optionnels :

• id — détail d'une réservation spécifique
• property_id — filtrer par bien
• month — filtrer par mois (ex : 2026-07)
• start_date_from / end_date_to — plage de dates
• page / per_page — pagination (max 100 par page)

Champs retournés par réservation : id, property_name, start_date, end_date, guest_name, guest_count, source, revenue, etc.

Exemples d'utilisation concrets

Widget de disponibilités sur votre site

Affichez un calendrier de disponibilités sur votre site WordPress, Wix ou custom :

Vérifier le prix avant réservation

Gérer vos clés API

Dans l'onglet API publique des paramètres, vous pouvez :

• Mettre en pause une clé temporairement (bouton pause) — les sites utilisant cette clé recevront une erreur 403
• Réactiver une clé en pause (bouton play)
• Supprimer définitivement une clé (bouton corbeille) — tous les sites utilisant cette clé perdront immédiatement l'accès
• Suivre l'utilisation — nombre de requêtes et date du dernier appel

Créer un utilisateur

Accédez au module via Administration > Utilisateurs, puis :

1. Cliquez sur "+ Ajouter un utilisateur"
2. Renseignez le nom d'utilisateur (identifiant de connexion, unique)
3. Saisissez l'adresse e-mail (unique également)
4. Choisissez le rôle parmi les 6 disponibles
5. Pour un propriétaire ou propriétaire+ : sélectionnez le profil propriétaire à lier (la liste n'affiche que les propriétaires sans compte)
6. Pour un prestataire : sélectionnez le profil prestataire à lier
7. Pour un planificateur : cochez les propriétés auxquelles il aura accès
8. Définissez un mot de passe temporaire
9. Validez — le compte est immédiatement actif

Gérez les comptes existants avec les actions suivantes :

• Modifier — changez le rôle, l'e-mail, les propriétés assignées ou le mot de passe
• Activer / Désactiver — désactivez temporairement un compte sans le supprimer (utile pour un prestataire saisonnier)
• Changer le mot de passe — réinitialisez le mot de passe d'un utilisateur
• Supprimer — supprime définitivement le compte (vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte)

Rôles et permissions

Les 6 rôles disponibles :

• Administrateur — Accès complet à toutes les fonctionnalités : paramètres, utilisateurs, propriétés, réservations, finances, factures, rapports. C'est le rôle du gestionnaire de la conciergerie
• Propriétaire — Voit uniquement ses propriétés : ses réservations, ses données financières, ses rapports. Lié à un profil propriétaire existant
• Propriétaire+ — Tous les droits du propriétaire plus : tarification (ses biens), livrets d'accueil (lecture), paiements Stripe (via son propre compte), modification de ses propriétés. Idéal pour un propriétaire autonome
• Planificateur — Accès au planning et aux tâches (vue limitée). Peut être assigné à des propriétés spécifiques
• Planificateur avancé — Comme le planificateur, avec en plus : envoi de messages, gestion des automatisations, accès aux cautions et à la tarification
• Prestataire — Voit uniquement les tâches qui lui sont assignées. Idéal pour les agents de ménage, techniciens, etc.

Le tableau de bord utilisateurs affiche des cartes de synthèse : nombre total d'utilisateurs et répartition par rôle (admins, propriétaires, planificateurs, prestataires).

Sécurité des sessions :

• Les sessions expirent après 8 heures d'inactivité
• Les cookies de session sont httpOnly (non accessibles par JavaScript)
• L'historique de connexion enregistre les 10 dernières connexions par utilisateur (IP, navigateur)

Configurer les informations de votre societe

Rendez-vous dans Parametres > Je suis une conciergerie et renseignez :

• Nom de la societe : raison sociale telle qu'elle apparaitra sur vos factures
• Adresse complete : siege social (obligatoire sur les factures)
• SIRET : numero d'identification de votre entreprise
• Numero de TVA intracommunautaire : si vous etes assujetti a la TVA
• Email de contact : adresse qui apparaitra comme expediteur des factures
• Logo : uploadez le logo de votre societe pour personnaliser vos factures PDF

Configurer l'envoi d'emails

Rendez-vous dans Parametres > Config Email/SMS > E-mails pour configurer votre serveur SMTP :

• Serveur SMTP : l'adresse du serveur (ex : smtp.gmail.com, ssl0.ovh.net)
• Port : generalement 587 (TLS) ou 465 (SSL)
• Identifiant : votre adresse email complete
• Mot de passe : le mot de passe du compte email (ou mot de passe d'application pour Gmail)
• Nom d'expediteur : le nom qui apparaitra dans la boite de reception du destinataire

Utilisez le bouton Tester la connexion pour verifier que tout fonctionne. Un email de test sera envoye a l'adresse configuree.

Configurer les paiements en ligne (optionnel)

Si vous souhaitez collecter des paiements par prelevement SEPA, rendez-vous dans Parametres > Prelevement SEPA :

• GoCardless (SEPA) : collez votre Access Token depuis le dashboard GoCardless (voir l'article dedie Debiter un client avec GoCardless)

D'autres modes de paiement (Stripe, PayPlug, SystemPay...) peuvent etre ajoutes sur demande et apres etude. Contactez-nous pour evaluer l'integration adaptee a vos besoins.

Accedez a la gestion des proprietaires

Rendez-vous dans Proprietaires depuis le menu principal, puis cliquez sur + Ajouter un proprietaire.

Renseignez les informations du proprietaire

Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :

• Nom complet : nom et prenom du proprietaire (ou raison sociale si societe)
• Email : adresse a laquelle les factures seront envoyees
• Telephone : numero de contact (optionnel)
• Adresse postale : adresse complete du proprietaire (apparait sur les factures)
• SIRET : si le proprietaire est une societe (optionnel)
• Numero de TVA : si applicable (optionnel)

Rattachez les logements au proprietaire

Une fois le proprietaire cree, attribuez-lui ses logements. Rendez-vous sur la fiche de chaque propriete dans Proprietes, puis selectionnez le proprietaire dans le champ Proprietaire.

Ce rattachement est essentiel : il permet au systeme de savoir quelles reservations inclure dans les factures de chaque proprietaire.

Configurer le prelevement SEPA (optionnel)

Si vous utilisez GoCardless, deux options s'offrent a vous pour rattacher un mandat SEPA au proprietaire :

Option A — Envoyer un lien de mandat :

• Cliquez sur Envoyer lien mandat SEPA depuis la fiche du proprietaire
• Le proprietaire recoit un email avec un lien securise GoCardless
• Il autorise le prelevement en quelques clics
• Le mandat devient actif sous 1 a 3 jours ouvres

Option B — Rattacher un client GoCardless existant :

• Si le proprietaire dispose deja d'un mandat SEPA actif dans votre compte GoCardless, vous pouvez le rattacher directement
• Depuis la fiche du proprietaire, cliquez sur Lier un client GoCardless
• Selectionnez le client dans la liste de vos clients GoCardless existants
• Le mandat actif est automatiquement associe — pas besoin d'en creer un nouveau

Une fois le mandat actif (par l'une ou l'autre methode), vous pourrez prelever directement les factures depuis l'interface.

Exportez vos donnees depuis SuperHote

Connectez-vous a votre compte SuperHote et exportez vos reservations au format CSV :

• Rendez-vous dans Reservations sur SuperHote
• Selectionnez la periode souhaitee (mois, trimestre, annee...)
• Cliquez sur Exporter en CSV
• Enregistrez le fichier sur votre ordinateur

Importez le fichier dans Easy Concierge

Sur le Dashboard d'Easy Concierge, reparez le widget Import SuperHote :

• Cliquez sur Choisir un fichier et selectionnez le CSV exporte
• Cliquez sur Importer
• Le systeme analyse chaque ligne et affiche un resume : reservations creees, mises a jour, ignorees

Donnees importees automatiquement

Pour chaque reservation, l'import recupere :

• Logement : associe automatiquement par le nom du bien (doit correspondre exactement au nom dans Easy Concierge)
• Dates : check-in, check-out, nombre de nuits
• Voyageur : nom, prenom, email, telephone, nombre de personnes
• Paiement : montant total encaisse (total payments)
• Taxes de sejour : montant de la taxe de sejour collectee
• Menage : frais de menage (cleaning fees)
• Commission OTA : commission prelevee par la plateforme (Airbnb, Booking...)
• Frais bancaires : frais de traitement du paiement (payment charges)
• Frais conciergerie : frais de service (service charge)
• Source : la plateforme d'origine (Airbnb, Booking, Direct...)

Calcul automatique de la commission conciergerie

Lors de l'import, Easy Concierge calcule automatiquement votre commission de conciergerie pour chaque reservation :

• Le benefice net est calcule : paiement - taxes de sejour - frais bancaires - commission OTA - menage - frais conciergerie
• Votre taux de commission (configure sur chaque propriete) est applique sur ce benefice net
• Le montant de commission apparait sur chaque reservation et dans les factures proprietaire

Verifiez le nom de chaque logement

Le nom du logement dans Easy Concierge doit correspondre exactement au nom utilise dans SuperHote. C'est ce nom qui permet l'association automatique lors de l'import CSV.

Rendez-vous dans Proprietes et verifiez chaque nom. Si necessaire, renommez le logement pour qu'il corresponde.

Configurez le taux de commission conciergerie

Sur la fiche de chaque propriete, renseignez :

• Taux de commission : le pourcentage que vous prelevez sur le benefice net de chaque reservation (ex : 20%)
• Date de reference : choisissez si la commission est rattachee a la date de check-in ou de check-out. Cela determine dans quelle periode mensuelle la reservation apparaitra sur les factures

Rattachez chaque logement a son proprietaire

Dans le champ Proprietaire de la fiche propriete, selectionnez le proprietaire concerne. Sans ce rattachement, les reservations du logement n'apparaitront dans aucune facture.

Accedez au module de facturation

Rendez-vous dans Factures depuis le menu principal. Vous y trouverez la liste de toutes vos factures, filtrable par proprietaire, periode et statut.

Generez une facture

Cliquez sur + Nouvelle facture et renseignez :

• Proprietaire : selectionnez le proprietaire a facturer
• Periode : choisissez le mois de facturation
• Reservations : le systeme selectionne automatiquement toutes les reservations de la periode (basees sur la date de check-in ou check-out selon le parametre de chaque logement)

Verifiez le recapitulatif : liste des reservations, montant des commissions, taxes de sejour reversees, total HT, TVA et TTC.

Envoyez la facture par email

Une fois la facture generee, cliquez sur Envoyer par email. Le proprietaire recoit :

• Un email professionnel avec le resume de la facture
• La facture PDF en piece jointe
• Le detail de chaque reservation incluse

Suivez le statut des factures

Chaque facture a un statut clair :

• Brouillon : facture creee mais pas encore envoyee
• Envoyee : facture envoyee au proprietaire par email
• SEPA en cours (badge bleu) : un prelevement GoCardless a ete lance et est en attente de confirmation bancaire (3 a 5 jours ouvres). Le bouton "Prelever via GoCardless" est masque tant que le prelevement est en cours pour eviter les doublons
• Payee : paiement recu (marque manuellement ou automatiquement via GoCardless lorsque le prelevement est confirme par la banque)

Configurez GoCardless

Rendez-vous dans Parametres > Prelevement SEPA :

• Creez un compte sur gocardless.com si ce n'est pas deja fait
• Recuperez votre Access Token depuis le dashboard GoCardless (Developers > Access tokens)
• Collez-le dans le champ Access Token (mode Test pour essayer, Production pour facturer)
• Renseignez le Webhook Secret pour recevoir les mises a jour automatiques de statut
• Cliquez sur Tester la connexion pour verifier que tout fonctionne

Configurez le mandat SEPA du proprietaire

Pour pouvoir prelever un proprietaire, il doit d'abord autoriser le prelevement. Deux options s'offrent a vous :

Option A — Envoyer un lien de mandat :

• Sur la fiche du proprietaire, section Prelevement SEPA, cliquez sur Envoyer lien mandat SEPA
• Le proprietaire recoit un email avec un lien securise vers GoCardless
• Il renseigne son IBAN et autorise le prelevement (procedure 100% en ligne, conforme a la reglementation europeenne)
• Le mandat passe en statut En attente puis Actif sous 1 a 3 jours ouvres

Option B — Rattacher un client GoCardless existant :

• Si le proprietaire dispose deja d'un mandat SEPA actif dans votre compte GoCardless (migration depuis un autre outil par exemple)
• Cliquez sur Lier un client GoCardless depuis la fiche du proprietaire
• Selectionnez le client dans la liste de vos clients GoCardless existants
• Le mandat actif est automatiquement associe, pas besoin d'en creer un nouveau

Prelevez une facture

Une fois la facture envoyee et le mandat actif :

• Rendez-vous dans Factures
• Sur la facture concernee, cliquez sur le bouton Prelever via GoCardless
• Confirmez le montant et validez
• Un badge "SEPA en cours" (bleu) apparait immediatement a cote du statut de la facture, confirmant que le prelevement a bien ete lance
• Le bouton "Prelever via GoCardless" est automatiquement masque tant que le prelevement est en cours, pour eviter les doublons

Ce qui change

Les principales evolutions reglementaires :

• Facturation electronique obligatoire : les factures doivent transiter par une Plateforme de Dematerialisation Partenaire (PDP) ou le Portail Public de Facturation (PPF - Chorus Pro)
• E-reporting : les transactions B2C et internationales doivent etre declarees electroniquement
• Formats standards : Factur-X (PDF enrichi), UBL ou CII. Le simple PDF n'est plus suffisant a terme
• Mentions obligatoires supplementaires : numero SIREN du client, adresse de livraison, categorie de l'operation

Calendrier d'application

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures electroniques
• 1er septembre 2026 : les grandes entreprises et ETI doivent emettre des factures electroniques
• 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises doivent emettre des factures electroniques

Ce que fait Easy Concierge pour vous

• Factures PDF conformes : vos factures contiennent deja toutes les mentions legales obligatoires (SIRET, TVA, numerotation sequentielle, etc.)
• Numerotation sequentielle : chaque facture recoit un numero unique et chronologique, conforme a la reglementation
• Archivage : toutes les factures sont conservees dans le systeme et telechargeable a tout moment
• Evolution Factur-X : Easy Concierge travaille sur le support du format Factur-X pour etre compatible avec les PDP des septembre 2026

Abonnement de base

L'abonnement de base inclut tout ce dont vous avez besoin pour facturer vos proprietaires :

• 9 EUR HT / mois (10,80 EUR TTC)
• Nombre de logements illimite
• Nombre de proprietaires illimite
• Import SuperHote illimite
• Generation de factures PDF conformes
• Envoi des factures par email
• Suivi des paiements (marquage manuel)
• Tableau de bord avec indicateurs financiers
• Rapports conciergerie (commissions, CA par proprietaire)
• Support par email

Option API Paiement

Pour les conciergeries qui souhaitent collecter les paiements directement depuis Easy Concierge :

• 16 EUR HT / mois (19,20 EUR TTC) — en complement de l'abonnement de base
• Prelevement SEPA via GoCardless : prelevez vos proprietaires automatiquement apres envoi de la facture. Le proprietaire autorise une fois, vous debitez a chaque facture
• Paiement CB en ligne : integration Stripe, PayPlug ou SystemPay pour collecter les paiements par carte bancaire (cautions voyageurs, paiements directs)
• Suivi automatique : les statuts de paiement sont mis a jour automatiquement via webhooks (plus besoin de marquer manuellement les factures comme payees)
• Developpement sur mesure : cette option inclut le developpement et la maintenance des integrations API de paiement specifiques a votre compte

Recapitulatif des formules

Consulter votre abonnement

Retrouvez le detail de votre abonnement et votre facturation dans Mon Abonnement accessible depuis le menu. Vous y verrez :

• Votre formule actuelle et les options actives
• Le detail de la facturation mensuelle (HT, TVA, TTC)
• La date de debut d'abonnement
• Les documents legaux (CGU, contrat d'abonnement)

Pour toute question sur votre abonnement, contactez-nous a contact@easy-concierge.fr.

Accédez aux Webhooks dans Stripe

Connectez-vous à votre tableau de bord Stripe puis :

1. Cliquez sur Développeurs dans le menu de gauche
2. Cliquez sur Webhooks
3. Cliquez sur le bouton "+ Ajouter un endpoint"

Renseignez l'URL du webhook

Dans le champ "URL de l'endpoint", collez l'URL webhook affichée dans vos paramètres Easy Concierge (Paramètres > Paiements > section Stripe). Cette URL a le format suivant :

Remplacez votre-instance par le nom de votre espace (ex : conciergerieetpatrimoine, laconciergeriedupouldu, etc.).

Sélectionnez les événements à écouter

Cliquez sur "Sélectionner des événements" et cochez les 3 événements suivants :

Récupérez le secret du webhook

Une fois l'endpoint créé, Stripe affiche les détails du webhook :

1. Cliquez sur votre webhook dans la liste
2. Dans la section "Signing secret", cliquez sur "Révéler"
3. Copiez le secret qui commence par whsec_...
4. Retournez dans Easy Concierge > Paramètres > Paiements
5. Collez le secret dans le champ "Secret du webhook"
6. Cliquez sur "Enregistrer"

Testez la configuration

Pour vérifier que tout fonctionne :

1. Dans Easy Concierge, allez dans Paramètres > Paiements
2. Cliquez sur le bouton "Diagnostiquer" à côté de Stripe
3. Le diagnostic vérifie automatiquement : les clés API, l'URL du webhook et la connectivité
4. Un indicateur vert confirme que tout est opérationnel

Vous pouvez aussi vérifier depuis Stripe :

• Dans Développeurs > Webhooks, cliquez sur votre endpoint
• Cliquez sur "Envoyer un événement test"
• Le statut doit passer en succès (200)

Récapitulatif

Le propriétaire récupère ses clés API Stripe

Le propriétaire doit se connecter à son propre tableau de bord Stripe et récupérer ses clés API :

1. Se connecter sur dashboard.stripe.com
2. Cliquer sur Développeurs dans le menu de gauche
3. Cliquer sur Clés API
4. Copier la Clé publique (commence par pk_live_...)
5. Cliquer sur "Révéler la clé secrète" et copier la Clé secrète (commence par sk_live_...)

Accédez à la fiche du propriétaire

Dans Easy Concierge :

1. Allez dans Gestion > Propriétaires
2. Repérez la fiche du propriétaire concerné
3. Dans la section "Compte Stripe", vous verrez soit :
   • Pas de compte Stripe — avec un bouton bleu "Configurer Stripe"
   • Compte configuré — avec les boutons Tester / Modifier / Supprimer

Renseignez les clés API du propriétaire

Cliquez sur "Configurer Stripe". Une fenêtre s'ouvre avec 3 champs :

Cliquez sur "Enregistrer". Easy Concierge teste automatiquement la connexion avec Stripe avant de sauvegarder.

Vérifiez la connexion

Une fois les clés enregistrées, la fiche du propriétaire affiche "Compte configuré" avec un badge vert. Trois actions sont disponibles :

• Tester la connexion (icône prise) — vérifie en temps réel que les clés API sont toujours valides
• Modifier (icône crayon) — permet de mettre à jour les clés (utile en cas de rotation de clés)
• Supprimer (icône corbeille) — retire la configuration Stripe du propriétaire

Comment fonctionnent les paiements ensuite ?

Une fois le compte Stripe du propriétaire configuré, le fonctionnement est entièrement automatique :

1. Vous créez un paiement pour une réservation d'un bien de ce propriétaire
2. Easy Concierge utilise automatiquement les clés Stripe du propriétaire (et non les clés globales)
3. Le voyageur reçoit un lien de paiement et paie par carte bancaire
4. L'argent arrive directement sur le compte Stripe du propriétaire
5. Le statut du paiement se met à jour automatiquement dans Easy Concierge (via le webhook)

Récapitulatif

Récupérez vos identifiants API Swikly

Connectez-vous à votre espace Swikly puis :

1. Allez dans Paramètres (icone engrenage)
2. Cliquez sur API v2
3. Copiez votre User ID (identifiant utilisateur)
4. Copiez votre API Key (clé d'API)

Renseignez vos identifiants dans Easy Concierge

Dans Easy Concierge, accédez à Parametres > Paiements > onglet Cautions :

1. Collez votre API Key dans le champ correspondant
2. Collez votre User ID dans le champ correspondant
3. Cliquez sur "Enregistrer"

Testez la connexion

Avant de configurer le webhook, vérifiez que vos identifiants sont corrects :

1. Cliquez sur le bouton "Tester la connexion"
2. Si tout est OK, un message de succès vert s'affiche avec les informations de votre compte Swikly
3. En cas d'erreur, vérifiez que vous avez bien copié les identifiants API v2 (et non vos identifiants de connexion)

Configurez le webhook Swikly

Le webhook permet à Swikly de notifier Easy Concierge en temps réel lorsqu'un voyageur valide sa caution, lorsqu'elle expire, etc. Sans webhook, vous devriez vérifier manuellement chaque statut.

Dans Easy Concierge, copiez l'URL webhook affichée dans la section Cautions. Elle a le format suivant :

Dans votre espace Swikly :

1. Allez dans Paramètres > Webhooks (ou Paramètres > API v2 > Webhooks)
2. Cliquez sur "Ajouter un webhook"
3. Collez l'URL webhook copiée depuis Easy Concierge
4. Activez les événements relatifs aux cautions (sécurisation, libération, encaissement, expiration, annulation)
5. Enregistrez

Renseignez le secret du webhook (recommandé)

Le signing secret est une clé de sécurité qui permet à Easy Concierge de vérifier que les notifications reçues proviennent bien de Swikly (signature HMAC-SHA256). C'est une protection contre les notifications frauduleuses.

1. Dans votre espace Swikly, récupérez le secret de signature associé à votre webhook
2. Dans Easy Concierge > Paramètres > Paiements > Cautions, collez ce secret dans le champ "Secret du webhook"
3. Cliquez sur "Enregistrer"

Configurez les paramètres par défaut

Deux paramètres optionnels permettent de personnaliser le comportement des cautions :

Définissez un montant de caution par propriété

Pour gagner du temps lors de la création des cautions, définissez un montant par défaut pour chaque propriété :

1. Allez dans Paramétrage > Propriétés
2. Cliquez sur la propriété à configurer
3. Dans la section Finances, renseignez le champ "Montant de caution par défaut" (ex : 500€)
4. Enregistrez

Ce montant sera automatiquement pré-rempli lors de la création d'une caution pour une réservation de cette propriété. Vous pourrez toujours le modifier au cas par cas.

Commissions Swikly

Swikly applique des commissions sur chaque opération. Ces montants sont affichés automatiquement dans Easy Concierge :

Récapitulatif

Créez votre compte DeepL API (gratuit)

Rendez-vous sur deepl.com/pro-api et suivez ces étapes :

1. Cliquez sur "Inscrivez-vous gratuitement"
2. Créez votre compte avec votre email
3. Point critique : lors du choix du plan, sélectionnez bien "DeepL API Free" (gratuit). Ne choisissez pas "DeepL Pro" ni "DeepL API Pro" qui sont des offres payantes
4. Vous devrez renseigner une carte bancaire pour la vérification d'identité, mais aucun prélèvement ne sera effectué tant que vous restez sur le plan gratuit

Récupérez votre clé API

Une fois votre compte créé :

1. Connectez-vous à votre espace DeepL
2. Allez dans Compte (icone en haut à droite) puis "Clés d'authentification" (ou Authentication Keys)
3. Copiez votre clé API — elle ressemble à : xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx:fx

Configurez DeepL dans Easy Concierge

Dans Easy Concierge, rendez-vous dans Admin > Paramètres > onglet Templates. En bas de la page, vous trouverez la section "Traduction automatique (DeepL)" :

1. Collez votre clé API dans le champ prévu
2. Cliquez sur "Enregistrer"
3. Cochez les langues cibles souhaitées parmi :
   • English (anglais)
   • Deutsch (allemand)
   • Español (espagnol)
   • Italiano (italien)
4. Cliquez sur "Enregistrer les langues"

Traduisez vos templates

Vous avez trois façons de traduire vos templates :

• Traduire un template : cliquez sur l'icone de traduction (globe) à côté d'un template — il sera traduit dans toutes les langues activées
• Traduire tous les templates : utilisez le bouton "Traduire tous les templates" pour lancer la traduction en masse de tous vos templates vers toutes les langues activées
• Modifier manuellement : cliquez sur un badge de langue (EN, DE, ES, IT) à côté d'un template pour ouvrir l'éditeur et ajuster la traduction manuellement

Fonctionnement de l'envoi multilingue

Une fois vos templates traduits, Easy Concierge sélectionne automatiquement la bonne langue lors de l'envoi d'un message. Les badges colorés à côté de chaque template vous indiquent l'état des traductions :

• FR — Version française (originale)
• EN DE ES IT — Traduction disponible (cliquez pour éditer)
• EN — Traduction non disponible (grisée)

Récapitulatif

Sélectionnez les tâches à envoyer

Rendez-vous dans Tâches > Liste des tâches. Utilisez les filtres pour afficher les tâches souhaitées (par date, propriété, prestataire, type, statut), puis :

• Cochez la case à gauche d'une ou plusieurs tâches pour les sélectionner individuellement
• Ou utilisez la case "Tout sélectionner" en haut du tableau pour sélectionner toutes les tâches affichées

Un compteur indique le nombre de tâches sélectionnées.

Ouvrez la fenêtre d'envoi

Une fois vos tâches sélectionnées, cliquez sur le bouton "Envoyer par email" dans la barre d'actions. Une fenêtre s'ouvre avec :

• Destinataire : champ email avec auto-complétion — commencez à taper le nom ou l'email d'un prestataire et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Si la tâche est déjà assignée à un prestataire, son email est pré-rempli automatiquement
• Sujet : pré-rempli avec le nombre de tâches (ex : "3 tâches assignées - Easy Concierge"). Vous pouvez le modifier librement
• Message personnalisé : champ optionnel pour ajouter un commentaire ou des instructions spécifiques au prestataire
• Résumé : le nombre de tâches qui seront incluses dans l'email

Envoyez l'email

Vérifiez les informations puis cliquez sur "Envoyer". Le prestataire reçoit un email HTML professionnel contenant :

• En-tête : nombre de tâches et date/heure de génération
• Votre message personnalisé (si renseigné), mis en évidence dans un encadré
• Légende des symboles : explication des indicateurs ménage, linge et caution
• Tableau détaillé avec pour chaque tâche :
  • Date de l'intervention
  • Propriété (nom, adresse complète et code de boîte à clés)
  • Type de tâche (ménage, check-in, check-out, maintenance, linge, etc.) avec badge coloré
  • Nom du client (voyageur)
  • Téléphone du client
  • Statut ménage / linge / caution (icones oui/non)
  • Horaire prévu
  • Notes et consignes spécifiques

Envoyer le planning complet par email

En plus de l'envoi ciblé de tâches sélectionnées, vous pouvez aussi envoyer l'ensemble du planning des tâches (selon les filtres actifs) en utilisant le bouton "Email" dans la barre d'actions principale :

• Saisissez une ou plusieurs adresses email (séparées par des virgules)
• Les filtres actifs (période, statut, propriété, prestataire, type, mois) sont appliqués
• Tous les destinataires reçoivent le même récapitulatif complet

Récapitulatif

Créez un propriétaire

Rendez-vous dans Rapports > Propriétaires puis cliquez sur "Nouveau propriétaire". Renseignez les informations suivantes :

• Nom (obligatoire) : Nom du propriétaire ou de la société (ex : "SCI Martin", "M. Dupont")
• SIRET : Numéro d'identification de l'entreprise
• N° TVA intracommunautaire : Si applicable (format FR XX XXXXXXXXX)
• Adresse : Adresse postale complète
• Email : Adresse email — indispensable pour envoyer les factures et le lien GoCardless
• Téléphone : Numéro de contact
• Notes : Informations internes (non visibles par le propriétaire)

Ajoutez des frais récurrents mensuels

Pour chaque propriétaire, vous pouvez définir des frais récurrents qui seront automatiquement intégrés aux factures mensuelles :

• Description : Intitulé du frais (ex : "Abonnement logiciel", "Frais de gestion fixe")
• Montant HT : Montant hors taxes en euros
• Taux de TVA : 0%, 10% ou 20%

Cliquez sur "+ Ajouter un frais" pour en ajouter plusieurs. Ces frais apparaîtront sur chaque facture générée pour ce propriétaire.

Rattachez des propriétés

Une fois le propriétaire créé, associez-lui ses biens :

1. Allez dans Paramétrage > Propriétés
2. Ouvrez la fiche d'une propriété
3. Dans le champ "Propriétaire", sélectionnez le propriétaire créé
4. Définissez le taux de commission (ex : 20%)
5. Enregistrez

Les revenus de cette propriété seront désormais rattachés à ce propriétaire dans les rapports et factures.

Configurez Stripe (paiement par carte)

Chaque propriétaire peut disposer de son propre compte Stripe pour encaisser les paiements des voyageurs directement sur son compte bancaire.

1. Sur la fiche du propriétaire, cliquez sur "Configurer Stripe"
2. Renseignez un nom de compte (ex : "SCI Martin")
3. Collez la clé secrète (sk_live_xxx ou clé restreinte rk_live_xxx)
4. Collez la clé publique (pk_live_xxx)
5. Cliquez sur "Enregistrer"

Un bouton "Tester la connexion" permet de vérifier que les clés sont valides. Un indicateur vert confirme le bon fonctionnement.

Configurez GoCardless (prélèvement SEPA)

GoCardless permet de prélever automatiquement vos commissions sur le compte bancaire du propriétaire par prélèvement SEPA. Le propriétaire autorise une fois le mandat, puis vous pouvez débiter chaque facture en un clic.

Mise en place du mandat SEPA :

1. Vérifiez que le propriétaire a une adresse email renseignée
2. Cliquez sur "Envoyer lien" sur la fiche du propriétaire
3. Le propriétaire reçoit un email avec un lien d'autorisation
4. Il clique sur le lien, saisit ses coordonnées bancaires (IBAN) et autorise le mandat SEPA
5. Après validation, le mandat passe en statut "En attente" (1 à 3 jours ouvrés pour activation par la banque)
6. Une fois actif, vous pouvez débiter les factures en un clic

Statuts du mandat :

Récapitulatif

Client & Séjour (colonne gauche)

Cette section regroupe les informations du voyageur et du séjour :

• Check-in / Check-out : Dates d'arrivée et de départ. Le nombre de nuits est calculé automatiquement
• Source : Plateforme d'origine de la réservation (Airbnb, Booking.com, Direct, etc.)
• Voyageur principal : Nom du client (affiché en bleu), nombre de personnes, email, téléphone et adresse

Détails Financiers (colonne centrale)

Tous les montants financiers de la réservation. Chaque champ est modifiable et le gain net se recalcule en temps réel :

Les deux cases à cocher importantes

Deux options influencent le calcul financier :

Gain Net Propriétaire

Le montant affiché en gros en bas de la colonne financière est le gain net que le propriétaire percevra. Il est calculé en temps réel :

Sécurité & Notes (colonne droite)

• Caution : Si Swikly est configuré, affiche le montant et le statut de la caution (Sécurisée, En attente, Libérée…). Vous pouvez créer, envoyer ou libérer une caution directement depuis cette zone
• Notes internes : Zone de texte libre pour l'équipe. Les notes ne sont jamais visibles par le voyageur. Idéal pour les consignes spéciales, les problèmes signalés ou les observations

Protection contre la synchronisation

Le bouton cadenas en haut de la modale (à côté de "Réservation") permet de protéger une réservation de la synchronisation automatique :

• 🔒 Protégée : La réservation ne sera jamais modifiée ni supprimée par la synchronisation, même si elle disparaît du calendrier source
• 🔓 Non protégée : La réservation peut être mise à jour par la synchronisation. Les champs modifiés manuellement restent néanmoins préservés

Cliquez sur le cadenas pour basculer entre les deux états. Le badge "Protégée" en orange confirme le verrouillage.

Actions disponibles

En bas de la modale, trois boutons :

• Supprimer : Supprime définitivement la réservation (demande de confirmation)
• Annuler : Ferme la modale sans sauvegarder les modifications
• Enregistrer : Sauvegarde toutes les modifications. Le planning se met à jour automatiquement